Kas otsite viisi oma dokumentide korraldamiseks SharePoint Office 365-s? Dokumentide sildistamine on tõhus viis dokumentide korrastamiseks ja nende leidmise hõlbustamiseks, kui neid vajate. Selles artiklis käsitleme SharePoint Office 365 dokumentide sildistamise parimaid tavasid ja alustamist. Selle lihtsa, kuid võimsa organisatsioonitööriista kohta lisateabe saamiseks lugege edasi.
SharePoint Office 365 dokumentide sildistamise toimingud:
- Avage dokumente sisaldav SharePointi teek.
- Valige dokument või dokumendid, mida soovite märgistada.
- Klõpsake ikooni „Märgista dokument”.
- Tippige sildid, mida soovite dokumendile lisada.
- Siltide salvestamiseks klõpsake nuppu 'Salvesta'.
Kuidas SharePoint Office 365-s dokumente sildistada
Dokumentide sildistamine rakenduses SharePoint Office 365 on tõhus viis dokumendihalduse sujuvamaks muutmiseks ja dokumentide hõlpsa leidmise ja juurdepääsu tagamiseks. Õige märgistamisstrateegiaga saavad kasutajad kiiresti otsida ja leida vajalikke dokumente minimaalse pingutusega. See artikkel annab üksikasjaliku ülevaate, kuidas SharePoint Office 365-s dokumente sildistada.
Mis on dokumendi sildistamine?
Dokumendi sildistamine on protsess, mille käigus määratakse dokumentidele märksõnad või sildid, et neid kategoriseerida ja korrastada. Silte kasutatakse tavaliselt dokumendi sisu, eesmärgi ja sihtrühma kirjeldamiseks, mis võimaldab tõhusamat otsimist ja toomist. See võib olla eriti kasulik organisatsioonidele, millel on suur hulk dokumente ja mis vajavad lihtsat viisi nende korrastamiseks.
SharePoint Office 365 dokumentide sildistamise eelised
Dokumentide sildistamine SharePoint Office 365-s võib pakkuda mitmeid eeliseid, näiteks:
- Parem korraldus: dokumentide märgistamine võimaldab kasutajatel kiiresti ja hõlpsalt otsida ja hankida vajalikke dokumente.
- Parem tootlikkus: muutes dokumente hõlpsamini leitavaks, võib see vähendada nende otsimisele kuluvat aega.
- Täiustatud turvalisus: õige märgistamisstrateegia korral võivad kasutajad olla kindlamad, et tundlikke dokumente hoitakse turvaliselt.
Kuidas SharePoint Office 365-s dokumente sildistada
Dokumentide sildistamine rakenduses SharePoint Office 365 on lihtne protsess, mille saab lõpule viia mõne sammuga. Siin on samm-sammuline juhend, mis aitab teil alustada.
- 1. samm: logige sisse oma SharePointi kontole.
- 2. samm: avage dokumenditeek, kuhu soovite dokumente sildistada.
- 3. samm: valige dokument, mida soovite märgistada.
- 4. samm: klõpsake lindimenüü suvandit Sildid ja märkmed.
- 5. samm: sisestage sildid, mille soovite dokumendile määrata.
- 6. samm: siltide salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta.
- 7. samm: korrake samme iga dokumendi puhul, mida soovite märgistada.
SharePoint Office 365 dokumentide sildistamise parimad tavad
SharePoint Office 365 dokumentide märgistamisel on oluline meeles pidada järgmisi parimaid tavasid.
- Looge ühtne märgistamissüsteem: looge standardiseeritud märgistamissüsteem, mida on lihtne mõista ja kasutada.
- Kasutage selgeid ja kirjeldavaid silte: kasutage silte, mis kirjeldavad selgelt ja täpselt dokumendi sisu, eesmärki ja sihtrühma.
- Hoidke sildid ajakohasena: vaadake silte perioodiliselt üle ja värskendage, et tagada nende asjakohasus ja täpsus.
- Nõuetekohase turvalisuse tagamine: tagage, et ainult volitatud kasutajad pääseksid juurde ja saaksid silte muuta.
Siltide kasutamine rakenduses SharePoint Office 365
Kui dokumendid on märgistatud, saavad kasutajad kasutada SharePoint Office 365 otsingu- ja filtreerimisvõimalusi. Näiteks saavad kasutajad kasutada suvandit Filtreeri siltide järgi, et kiiresti leida konkreetsete siltidega dokumente. Lisaks saavad kasutajad kasutada valikut Otsi siltide järgi, et leida teatud märksõnu või fraase sisaldavaid dokumente.
Siltide haldamine rakenduses SharePoint Office 365
SharePoint Office 365 annab kasutajatele ka võimaluse silte hallata ja tagada, et need püsiksid korrastatuna ja ajakohasena. Siltide haldamiseks saavad kasutajad kasutada lindimenüü suvandit Halda silte. See võimaldab kasutajatel vajadusel silte luua, redigeerida ja kustutada.
Siltide vaatamine rakenduses SharePoint Office 365
Siltide vaatamiseks rakenduses SharePoint Office 365 saavad kasutajad kasutada lindimenüü suvandit Vaata silte. See avab kõigi dokumendiga seotud siltide loendi, muutes siltide kiire vaatamise ja muutmise vajaduse korral lihtsaks.
ühendage tahvelarvuti arvutiga
Järeldus
Dokumentide sildistamine rakenduses SharePoint Office 365 on tõhus viis dokumendihalduse sujuvamaks muutmiseks ja dokumentide hõlpsa leidmise ja juurdepääsu tagamiseks. Võttes aega sildistamisstrateegia juurutamiseks ja järgides sildistamise häid tavasid, saavad kasutajad ära kasutada SharePoint Office 365 otsingu- ja filtreerimisvõimalusi, et dokumente kiiresti leida.
Seotud KKK
Mis on SharePointi sildistamine?
SharePointi sildistamine on dokumentidele siltide või siltide lisamise protsess, et neid klassifitseerida ja korrastada. Need sildid võimaldavad kasutajatel kiiresti leida teatud teema või projektiga seotud dokumente ja muud sisu. Märgendid saavad dokumentidele lisada käsitsi või SharePoint ise. Silte saab jagada ka mitme SharePointi saidi vahel, mis muudab dokumentide otsimise ja leidmise lihtsamaks.
SharePointi sildistamine aitab samuti suurendada kasutajate seotust sisuga. Võimaldades kasutajatel kiiresti leida nende huvidega seotud sisu, on nad tõenäolisemalt seotud ja püsivad saidil kauem. See võib kaasa tuua suurema SharePointi kasutuselevõtu ja üldise parema kasutuskogemuse.
Kuidas SharePoint Office 365-s dokumente sildistada?
Dokumentide märgistamine SharePoint Office 365-s on lihtne. Valige dokumenditeegist dokument, mida soovite märgistada. Seejärel klõpsake lindil siltide ja märkmete ikooni. See avab akna, kuhu saate sisestada sildid, mida soovite kasutada. Saate igale dokumendile lisada mitu silti ja need sildid on nähtavad kõigile, kellel on dokumendile juurdepääs.
Kui silt on lisatud, saab seda kasutada raamatukogust seotud dokumentide kiireks leidmiseks. Konkreetse sildiga dokumentide otsimiseks sisestage lihtsalt sildi nimi otsingukasti. SharePoint kuvab seejärel kõigi selle sildiga dokumentide loendi. See muudab konkreetse teema või projektiga seotud dokumentide leidmise lihtsamaks.
vanemliku kontrolli kroomi pikendamine
Millised on SharePoint Office 365 dokumentide sildistamise eelised?
Dokumentide sildistamine SharePoint Office 365-s pakub mitmeid eeliseid. Esiteks võimaldab see kasutajatel kiiresti otsida seotud dokumente ja sisu. See muudab kasutajate jaoks vajaliku teabe leidmise lihtsamaks, ilma et nad peaksid kulutama aega mitme dokumendi käsitsi sõelumisele.
Teiseks aitab dokumentide märgistamine parandada ka kasutajate seotust. Võimaldades kasutajatel kiiresti seotud sisu leida, jäävad nad saidile suurema tõenäosusega kauemaks ja on sisuga rohkem seotud. See aitab suurendada kasutajate omaksvõttu SharePointi ja parandab üldist kasutajakogemust. Lõpuks aitab dokumentide märgistamine ka dokumente ja sisu korrastada, muutes kasutajatel vajaliku leidmise lihtsamaks.
Kuidas hallata silte rakenduses SharePoint Office 365?
Siltide haldamine rakenduses SharePoint Office 365 on lihtne. Siltide haldamiseks avage teek, kus soovite silte hallata. Seejärel klõpsake lindil siltide ja märkmete ikooni. See avab akna, kus saate silte vaadata, lisada ja kustutada. Samuti saate olemasolevaid silte ümber nimetada ja igale märgisele märkmeid lisada.
Lisaks saate vaadata iga sildiga seotud dokumentide loendit. See võimaldab kiiresti leida teatud teema või projektiga seotud dokumente. Sellest aknast saate lisada ka dokumentidele silte, mis hõlbustab kiiret siltide lisamist mitmele dokumendile korraga.
Kas ma saan jagada silte mitmel SharePointi saidil?
Jah, saate silte jagada mitme SharePointi saidi vahel. Selleks avage teek, kuhu soovite silte jagada. Seejärel klõpsake lindil siltide ja märkmete ikooni. See avab akna, kus saate silte vaadata, lisada ja kustutada.
Märgendi jagamiseks klõpsake märgendi kõrval olevat jagamisnuppu. See avab akna, kus saate valida SharePointi saidid, millega soovite märgendit jagada. Kui olete saidid valinud, klõpsake märgendi nende saitidega jagamiseks nuppu jaga. See võimaldab kasutajatel kiiresti leida teatud teema või projektiga seotud dokumente, olenemata sellest, millisel SharePointi saidil nad asuvad.
Kas ma saan SharePoint Office 365-s dokumente automaatselt sildistada?
Jah, saate SharePoint Office 365-s dokumente automaatselt sildistada. Selleks avage teek, kuhu soovite sildid lisada. Seejärel klõpsake lindil siltide ja märkmete ikooni. See avab akna, kus saate silte vaadata, lisada ja kustutada.
Kui olete loonud sildid, mida soovite kasutada, saate seadistada automaatse märgistamise töövoo. See töövoog lisab dokumentidele automaatselt sildid nende üleslaadimisel või muutmisel. Nii on lihtne tagada, et dokumendid on alati korralikult märgistatud ja korrastatud. Automatiseeritud töövoo saab seadistada töötama kindla ajakava järgi või käivitada konkreetsed sündmused.
Dokumentide sildistamine rakenduses SharePoint Office 365 on uskumatult kasulik viis korras hoida ja dokumente kiiresti leida. Vaid mõne lihtsa sammuga saate sildid kiiresti seadistada ja dokumentidele kiiresti lisada. See võib aidata muuta dokumendihalduse lihtsamaks ja tagada, et kõik kontoris olevad inimesed leiavad kiiresti üles vajalikud dokumendid. SharePoint Office 365 abil saate muuta dokumendihalduse imelihtsaks.
